One Storage迷你倉｜迷你倉裏應放置哪些文件？

商業文件可能會佔用辦公室中的大量寶貴空間。在當今的電子世界中，您或許會認為不需要保存紙質文件，但事實並非如此！雖然商業文件有電子存儲選項，但是法律仍要求在指定的時間段或時間範圍內保留紙張。隨著時間的流逝，這些文件可能會使辦公室的文件櫃、儲藏室和桌面變得混亂。租用一個迷你倉 (mini storage)對於那些辦公室中儲存空間不足的公司來說是一個很好的業務儲存解決方案。

為業務物品提供恰當的儲存位置

將餐廳用具放置在迷你倉中對於營運到會的餐飲業尤其有用，能大大改善空間管理。提供到會服務的餐飲公司可能需要在每次活動中攜帶各種桌子和椅子，而餐廳東主可能需要在餐廳的貨倉內保留多餘的用具，因為在節日等餐飲旺季，餐廳可能會需要更多用具。而在餐飲公司和餐廳使用迷你倉便讓其省卻了存儲空間，不僅令餐廳更寬敞舒適，也能釋出不常用的用具所佔據的空間，為業務空間帶來更多可能。

迷你倉的環境設備與存放物品

業務所需的用品應儲存在恆溫而濕度適中的空間中，避免物品在香港潮濕的春季中受潮。另外，公司存放的文件可能包含敏感的員工資料和內部記錄，因此迷你倉應設有安全的閘門和保安監控設備。另外，您亦應該使用正確的用品儲存紙質存文件，如堅固的紙箱。如果您的文件並沒填滿整個紙箱，請在盒子中添加填充物，以防文件因長時間積壓而變形。如果文件將長時間儲存，最好增加架子和文件櫃，方便分類和整理。

您應該的商業文件

法律要求保留會計記錄及人事記錄的特定商業文件。公司可用迷你倉保存以下類型的文檔：

• 會計記錄：財務報表、利得稅申報表、薪俸稅申報表、應付賬款和應收帳款記錄、支出報告、費用和現金單、銀行存款和所得稅預扣款。

• 公司記錄：固定資產報告、財產評估和內部審計記錄。

• 人力資源和薪資：員工表格、薪酬福利、薪資記錄、出勤記錄、薪資支票和人員記錄。

企業應將文件保存多長時間？

每個企業應具有上面列出的文件類型，但是這些文件應存儲多長時間？根據法律，某些業務文件需要永久存儲，而某些則可以保留至少兩年。過去兩年的業務文件應保存在辦公室內，然後可儲存在辦公室以外的地方。所有公司和固定資產記錄都需要永久保留。財務記錄、支票簿和利得稅申報表等會計記錄也應永久保存。其他會計文件，例如應付賬款或應收賬款、銀行對賬單、費用報告或費用和現金單，可以在7年後處置（建議切碎）。

使用迷你倉是一種很好的文件儲存解決方案。將業務文件放置在迷你倉中，將使辦公室空間整潔，並減輕空間壓力。

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